Сколько длится адаптация
Адаптация заканчивается, когда человек делает свою работу сам, без подсказок, в обычном для команды темпе и знает, к кому идти с вопросом. Для кассира или курьера это две-четыре недели. Для повара на новой кухне месяц, пока он не запомнит техкарты и заготовки. Для бухгалтера, менеджера по продажам или администратора два-три месяца. Это ориентиры для плана, а не нормы: в законе срока адаптации нет.
Зато в законе есть испытательный срок, и план адаптации удобно строить под него. По статье 70 ТК РФ испытание не может быть дольше трёх месяцев, а для руководителя организации, главного бухгалтера и их заместителей не дольше шести. Отсюда и план на 90 дней. Подробно условия испытания разобраны в статье про испытательный срок по ТК РФ.
Что сделать до первого дня
Многие проблемы первого дня решаются накануне. Новичок, которого встретили словами «а, это вы, подождите», делает выводы о компании за пять минут.
- Назначен наставник, и он знает дату выхода новичка.
- Готовы документы на подпись. До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить человека под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными актами, связанными с его работой (статья 68 ТК РФ). Порядок оформления описан в статье как оформить сотрудника на работу.
- Запланирован инструктаж по охране труда. По статье 214 ТК РФ работодатель не допускает к работе без обучения по охране труда и инструктажа, а для части профессий без обязательного медосмотра.
- Готовы форма, бейдж, шкафчик, ключи, пропуск, логины в кассу или учётную программу.
- Составлен график смен на первые две недели, и новичок его получил.
- Распечатана памятка новичка (шаблон ниже).
- Команда знает, кто выходит, на какую должность и кто его наставник.
Первый день и первая неделя
План первого дня
Первый день не для работы на полную. Его задача в том, чтобы человек понял, куда пришёл, с кем работает и что от него ждут в первую неделю. Пример для смены в магазине или кафе, 8 часов.
| Время | Что происходит | Кто отвечает |
|---|---|---|
| Первые 30 минут | Встреча, знакомство с наставником и сменой, экскурсия: склад, подсобка, туалет, где обедать, где аптечка | Владелец или управляющий |
| 1 час | Документы, инструктаж по охране труда, правила распорядка, выдача формы | Владелец, ответственный за охрану труда |
| 2-4 час | Наблюдение за работой наставника, первые простые задачи: выкладка, приёмка, заготовка | Наставник |
| Обед | Вместе с наставником или сменой, а не в одиночку | Наставник |
| 5-7 час | Работа под присмотром на одном участке: касса, раздача, сборка заказов | Наставник |
| Последние 30 минут | Разбор дня: что понятно, что нет, план на завтра | Наставник, 5 минут владелец |
В конце дня владелец задаёт один вопрос: «Что сегодня было непонятно или неудобно?» Ответ записывают. Ответы трёх-четырёх новичков подряд покажут, где у вас слабое место: в обучении кассе, в графике или в отношениях в смене.
Первая неделя
В первую неделю человек осваивает основной участок работы. Добавляйте по одной новой задаче в день, иначе к четвергу в голове будет каша.
- День 2. Повтор задач первого дня, первая самостоятельная операция под присмотром.
- День 3. Основной участок самостоятельно, наставник рядом. Разбор ошибок без публичной критики.
- День 4. Нестандартные ситуации: возврат, жалоба, недостача, пересорт. Наставник рассказывает, как поступать, и показывает на примерах.
- День 5. Полная смена почти самостоятельно. Короткая встреча с владельцем, 15 минут: что получается, что мешает, вопросы по деньгам и графику.
Вопросы о деньгах новичок часто стесняется задать. Объясните сами: когда выплата, из чего складывается сумма, как считается премия, что будет, если смена выпала на праздник. Непонятная первая зарплата увольняет людей не реже, чем тяжёлая работа.
План 30-60-90 дней
После первой недели план расписывают по месяцам. В каждом месяце одна цель и способ её проверить. Без проверки «как дела?» в конце месяца звучит как вежливость, и человек отвечает «нормально».
| Срок | Цель | Как проверить |
|---|---|---|
| 30 дней | Выполняет основные обязанности сам, знает правила и людей | Наставник отмечает по списку операций, что человек делает без помощи. Встреча с владельцем |
| 60 дней | Работает в темпе команды, справляется с нестандартными ситуациями | Показатели должности: скорость сборки, ошибки на кассе, жалобы, выполнение плана продаж |
| 90 дней | Работает самостоятельно, понимает, куда расти | Итоговая встреча до конца испытательного срока: решение о прохождении, план на полгода |
Цели пишите в цифрах там, где они есть. «Собирает 60 заказов за смену с ошибками не больше двух» лучше, чем «освоился на складе». Если цифр нет, пишите действие: «закрывает смену и сдаёт кассу без помощи».
Наставник
Наставник это опытный сотрудник того же участка, а не обязательно лучший. Лучший продавец часто плохо объясняет, потому что многое делает интуитивно. Нужен человек, который спокойно повторит одно и то же три раза и не будет смеяться над ошибками.
- Отвечает на вопросы новичка в первые две недели и не отправляет его «спроси у кого-нибудь».
- Показывает работу, потом смотрит, как делает новичок, потом поправляет.
- В конце каждой смены первой недели тратит 10 минут на разбор.
- Раз в неделю коротко рассказывает владельцу, как идут дела.
Наставничество это дополнительная работа, и её стоит оплачивать. Как именно, решаете вы: доплата за каждого новичка, который прошёл испытательный срок, или надбавка на время наставничества. Условие запишите в положение о премировании или в дополнительное соглашение, чтобы не было споров.
Памятка для нового сотрудника
Памятка помещается на одну-две страницы и отвечает на вопросы, которые новичок постесняется задать. Отдайте её в первый день, в бумаге или сообщением.
Шаблон: памятка для нового сотрудника
Добро пожаловать в [название]. Ваш наставник: [имя, телефон]. Руководитель: [имя, телефон]. Если не можете дозвониться, пишите в общий чат смены [ссылка].
Рабочее время: смена с [время] до [время], обед [время и длительность]. Приходить за 10 минут до начала, чтобы переодеться. График на месяц вывешен [где] и присылается в чат до [число].
Зарплата: выплаты [даты] на карту. Сумма складывается из оклада [сумма] и премии [как считается]. Расчётный листок приходит [как].
Если заболели: сообщите руководителю до начала смены по телефону, оформите больничный, номер больничного пришлите [кому].
Замена смен: договориться с коллегой и предупредить руководителя не позже чем за [срок]. Без согласования замена не считается.
Форма и внешний вид: [что выдаём, что своё]. Телефон в зале: [правило].
Что делать, если: недостача в кассе [действия], конфликт с покупателем [действия], травма [где аптечка, кому звонить].
Первые три месяца идёт испытательный срок до [дата]. Встречи с руководителем: через неделю, через месяц, через два месяца и за две недели до конца испытания.
Чек-листы владельца
Конец первой недели
- Документы подписаны, человек ознакомлен с локальными актами под роспись.
- Инструктаж по охране труда проведён и записан.
- Была встреча на 15 минут, вопросы о деньгах и графике закрыты.
- Наставник рассказал, что получается, а что нет.
30 дней
- Проверен список операций: что человек делает сам.
- Первая зарплата пришла вовремя, человек понял расчёт.
- Записаны цели на второй месяц в цифрах.
За две недели до конца испытания
- Принято решение: оставляем или нет.
- Если не оставляем, причины описаны и подтверждены документами. Предупреждение вручается письменно не позднее чем за три дня, с причинами, по статье 71 ТК РФ.
- Если оставляем, сказано об этом прямо и обсуждён план на полгода: рост, обучение, деньги.
- Наставнику выплачена обещанная доплата.
Примеры для магазина, кафе и склада
Продуктовый магазин, продавец-кассир
Первый день: выкладка, ценники, знакомство с ассортиментом по зонам. Второй и третий: касса под присмотром, возвраты и оплата картой. К концу недели самостоятельная смена на кассе и закрытие. Цель на 30 дней: работает на кассе без расхождений, знает, где лежит любой товар. Подробнее про отбор таких людей в статье как найти хорошего продавца и на странице подбора продавцов.
Кафе, повар
Первый день: санитарные правила кухни, маркировка заготовок, где что хранится. Первая неделя: заготовки по техкартам, потом одна станция на раздаче. Повар в первые дни часто готовит «как привык», а не по вашей техкарте. Наставник проверяет выход и вкус каждой позиции, пока все блюда меню не будут приготовлены хотя бы по разу. Цель на 30 дней: готовит всё меню своей станции по техкартам в темпе обеда. Работники отдельных профессий обязаны проходить медосмотр при поступлении на работу, документ о нём личная медицинская книжка (статья 34 закона № 52-ФЗ). Для кухни выясните это до первой смены, а не после проверки.
Склад, кладовщик или сборщик
Первый день: охрана труда, техника безопасности у стеллажей и с тележками, адресное хранение. Первая неделя: сборка по листу с проверкой каждого заказа, потом выборочная проверка. Цель на 30 дней: собирает норму смены с допустимым числом ошибок, которое вы назвали заранее. Сборщику важно видеть свою выработку каждый день, иначе он не понимает, хорошо работает или плохо. Требования к кладовщикам по Воронежу описаны на странице подбора кладовщиков.
Признаки, что адаптация не идёт
- Новичок не задаёт вопросов. Это не значит, что всё понятно. Обычно это значит, что спрашивать неловко или некого.
- Опоздания и просьбы поменять смены в первые две недели.
- Одни и те же ошибки после двух-трёх объяснений.
- Обедает один, в чате смены молчит.
- Наставник говорит «нормально» и не может назвать, что именно человек уже делает сам.
- Вопрос о зарплате после первой выплаты: «А почему так мало?»
Увидели два-три признака, поговорите с человеком в тот же день, без наставника. Спросите, что мешает. Чаще всего причина простая: неудобный график, непонятная премия, конфликт в смене. Если человек всё-таки не подходит, расставайтесь в пределах испытательного срока и по правилам статьи 71. Если новички уходят один за другим, считайте раннюю текучесть, как в статье про текучесть кадров, и разбирайте причины по ответам. Документы для приёма, испытания и увольнения можно проверить при кадровом аудите, а если ушёл человек, найденный «Бейджем», действует гарантия замены.