Как оформить сотрудника на работу в ООО и ИП: документы, шаги, сроки

Порядок оформления за один день

Приём на работу оформляется трудовым договором. Всё остальное либо готовит договор, либо сообщает о нём государству. Порядок одинаковый для ООО и ИП, отличия для предпринимателя собраны в отдельном разделе ниже.

1. Получить от работника документы по статье 65 ТК РФ.
2. Ознакомить его под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными актами, связанными с его работой. До подписания договора.
3. Подписать трудовой договор в двух экземплярах.
4. По желанию издать приказ о приёме.
5. Подать в СФР сведения о приёме по форме ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня.
6. Провести инструктаж по охране труда, при необходимости отправить на медосмотр до начала работы.
7. Если работник ведёт бумажную трудовую книжку, внести в неё запись о приёме.

Перед первым шагом стоит решить, точно ли нужен трудовой договор, а не договор подряда. Если человек работает по графику, на вашем рабочем месте и под руководством, это трудовые отношения, и договор подряда их не заменит. Разница и риски разобраны в статье трудовой договор или ГПХ.

Таблица документов и сроков

Какие документы запросить у работника

Список задаёт статья 65 ТК РФ. Требовать документы сверх того, что установлено федеральными законами, указами Президента и постановлениями Правительства, запрещено. Справки с прежнего места работы, характеристики и копию ИНН закон к обязательным не относит.

Сведения о трудовой деятельности человек может взять у прошлого работодателя, в МФЦ, в СФР или на Госуслугах, это перечислено в статье 66.1 ТК РФ. Если работник устраивается впервые и у него нет индивидуального лицевого счёта, сведения для регистрации в СФР подаёт работодатель.

Иностранные граждане приносят документы по статье 65 и ещё один из трёх: разрешение на работу или патент, если они временно пребывают, разрешение на временное проживание или вид на жительство. В отдельных случаях нужен полис ДМС. Это статья 327.3 ТК РФ. Для граждан стран ЕАЭС действуют исключения из международного договора, а о приёме иностранца отдельно уведомляют МВД. Это отдельная процедура, её лучше проверить с юристом до выхода человека на работу.

Ознакомление с локальными актами

По части 3 статьи 68 ТК РФ работодатель знакомит работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и другими локальными актами, связанными с его работой. Делается это до подписания трудового договора. Обычно это правила распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о персональных данных, должностная инструкция. Удобнее вести лист ознакомления, где работник пишет дату и ставит подпись напротив каждого акта.

Микропредприятия (до 15 работников по закону о МСП) могут отказаться от локальных актов полностью или частично. Тогда условия, которые обычно пишут в актах, включают прямо в трудовой договор, а договор заключают на основе типовой формы, утверждённой Правительством. Так сказано в статье 309.2 ТК РФ. Для ИП с двумя-тремя продавцами это самый короткий путь.

Трудовой договор и приказ

Договор заключают письменно в двух экземплярах, каждый подписывают обе стороны (статья 67 ТК РФ). Один экземпляр отдают работнику, и он расписывается на экземпляре работодателя о том, что свой получил.

Если человек вышел на работу с ведома работодателя без договора, договор всё равно считается заключённым. Оформить его письменно нужно не позднее трёх рабочих дней со дня фактического допуска. Но работать «пару дней на пробу» без договора опасно: если в эти дни случится травма или конфликт, доказывать придётся работодателю. Испытательный срок в таком случае можно установить только отдельным соглашением, подписанным до начала работы, подробнее в статье испытательный срок по ТК РФ.

Обязательные условия договора перечислены в статье 57 ТК РФ:

• место работы;
• трудовая функция: должность по штатному расписанию, профессия или конкретный вид работы;
• дата начала работы, а для срочного договора срок и причина срочности;
• условия оплаты: оклад или тарифная ставка, доплаты, надбавки, премии;
• режим рабочего времени и отдыха, если он отличается от общего у работодателя;
• условия труда на рабочем месте;
• условие об обязательном социальном страховании;
• гарантии за вредные условия и характер работы (разъездной, подвижной), если они есть.

Если что-то забыли, договор не становится незаключённым: недостающие условия добавляют приложением или дополнительным соглашением.

Приказ о приёме с 22 ноября 2021 года не обязателен. Статья 68 говорит, что работодатель вправе издать приказ на основании договора, и его содержание должно совпадать с договором. Многие небольшие компании приказ всё равно издают, потому что к его дате привязан срок подачи ЕФС-1 и так проще бухгалтеру. Если приказа нет, документом, который подтверждает оформление отношений, служит сам договор.

Сведения в СФР и трудовая книжка

О приёме работника работодатель сообщает в СФР по форме ЕФС-1. Срок установлен статьёй 11 закона № 27-ФЗ: не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или иного документа, который подтверждает оформление трудовых отношений. Тот же срок действует при увольнении.

Если сведения опоздали или в них ошибка, по статье 15.33.2 КоАП РФ должностному лицу грозит штраф от 300 до 500 рублей. Сумма небольшая, но опоздание видно СФР и налоговой, а при проверке это первое, с чем сверяют табель и выплаты.

Бумажную трудовую книжку работодатель ведёт, если работник её сохранил и работа у вас для него основная, с шестого дня работы (статья 66 ТК РФ). Запись о приёме вносят по приказу или договору. Если у работника только электронная книжка, всё ограничивается ЕФС-1.

Охрана труда, медосмотр, персональные данные

По статье 214 ТК РФ работодатель обязан провести обучение по охране труда, включая инструктаж, и не допускать к работе тех, кто его не прошёл. Для продавца или курьера это вводный инструктаж и первичный инструктаж на рабочем месте в первый день, обе записи с подписью работника.

Предварительный медосмотр обязателен для всех младше 18 лет и для работ, где его требует закон (статья 69 ТК РФ). В торговле продуктами и общепите медосмотры требует ещё и санитарное законодательство, работнику нужна личная медицинская книжка. Медосмотр оплачивает работодатель.

Передать данные работника третьей стороне без его письменного согласия нельзя (статья 88 ТК РФ). Третья сторона это, например, банк для зарплатной карты или служба доставки, которая выдаёт курьеру пропуск. Такое согласие оформляйте отдельным документом.

Что отличается у ИП

Для ИП порядок оформления тот же: документы, ознакомление, договор, ЕФС-1. Отличий четыре.

Регистрация работодателем. Отдельное заявление в СФР при найме по трудовому договору ИП не подаёт: страхователем его ставят на учёт по сведениям налоговой и по ЕФС-1 о приёме первого работника. Заявление в течение 30 календарных дней нужно физическим лицам без статуса ИП, которые наняли работника, и тем, кто заключил договор подряда с условием о взносах на травматизм. Так порядок описан в памятке СФР о регистрации страхователей.

УСН «доходы». Пока работников нет, ИП уменьшает налог на свои фиксированные взносы без ограничения. С первым работником действует лимит: уменьшить налог на взносы за себя и за работников можно не более чем на 50% (статья 346.21 НК РФ). Это стоит заложить в расчёт ещё до найма.

Патент. На ПСН предприниматель может нанимать работников, в том числе по договорам подряда. Средняя численность за налоговый период не должна превышать 15 человек по всем видам деятельности на патенте (пункт 5 статьи 346.43 НК РФ).

Локальные акты. ИП почти всегда микропредприятие и может работать без них, по типовому договору (статья 309.2 ТК РФ). В ООО директор подписывает договор от имени компании, а у ИП предприниматель подписывает сам.

Взносы и НДФЛ с зарплаты одинаковы для ООО и ИП. НДФЛ 13%, пока доход работника за год не больше 2,4 млн рублей. Страховые взносы 30% в пределах базы 2 979 000 рублей на 2026 год плюс взнос на травматизм по классу риска. Пониженный тариф МСП с 2026 года применяют только компании, чей основной вид деятельности есть в перечне Правительства. Подробный расчёт в статье сколько стоит сотрудник работодателю.

Пример: ИП нанимает продавца

Частые ошибки

• Человек выходит «на стажировку» без договора на неделю. Это фактический допуск к работе, договор нужно было оформить в течение трёх рабочих дней.
• Ознакомили с правилами после подписания договора или не взяли подпись.
• Испытание записали только в приказе.
• Запросили документы, которых нет в статье 65: справку о доходах с прошлой работы, копию свидетельства о браке «для личного дела».
• ЕФС-1 отправили в конце месяца пачкой за всех принятых.
• Оформили по договору подряда человека, который работает по графику на кассе. Об этом статья штраф за неоформленного сотрудника.
• Приказ и договор расходятся по дате начала работы или окладу.

Чек-лист оформления

• Паспорт, СНИЛС, сведения о трудовой деятельности или трудовая книжка получены.
• Для военнообязанных проверены документы воинского учёта.
• Работник ознакомлен с локальными актами под подпись до договора, либо применяется типовой договор микропредприятия.
• Договор подписан в двух экземплярах, работник расписался в получении своего.
• Испытание, если нужно, есть в договоре и разрешено для этого работника.
• Приказ издан или осознанно не издаётся.
• ЕФС-1 о приёме отправлена не позднее следующего рабочего дня.
• Инструктажи проведены, медосмотр пройден, если он обязателен.
• Согласие на передачу данных третьим лицам подписано отдельно.
• Запись в бумажную книжку сделана, если её ведут.

Если сотрудников несколько и документы копились годами, проверить их и исправить ошибки до визита инспекции поможет кадровый аудит. Когда людей нужно много и быстро, оформление и кадровый учёт может взять на себя аутстаффинг, а поиск продавцов, курьеров и кладовщиков закрывает массовый подбор.