Штраф за неоформленного сотрудника в 2026 году: для ИП и ООО

Что считается неоформленным сотрудником

Трудовые отношения возникают, когда человек приступил к работе с ведома или по поручению работодателя. Договор при этом считается заключённым, даже если на бумаге его нет, а оформить его письменно работодатель должен не позднее трёх рабочих дней со дня фактического допуска. Это часть 2 статьи 67 ТК РФ.

Неоформленным сотрудник считается в трёх ситуациях:

• человек работает без какого-либо договора, зарплату получает наличными;
• трудовой договор есть, но оформлен с нарушениями: не подписан, не выдан работнику, в нём нет зарплаты или даты начала работы;
• вместо трудового договора заключён договор подряда или договор с самозанятым, а по факту человек работает по графику, на вашем рабочем месте и подчиняется правилам магазина.

Третий случай статья 15 ТК РФ прямо запрещает: гражданско-правовые договоры, которые фактически регулируют трудовые отношения, заключать нельзя. Как отличить одно от другого, разобрано в статье трудовой договор или ГПХ.

Штрафы по КоАП: ИП, ООО, директор

Ответственность установлена статьёй 5.27 КоАП РФ. Часть 4 наказывает за уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора, а также за договор ГПХ вместо трудового. Часть 5 касается повторного нарушения. Суммы на октябрь 2026 года такие:

В ООО штраф могут назначить и компании, и директору одновременно. Наказание юридического лица не освобождает от ответственности виновное физическое лицо, это часть 3 статьи 2.1 КоАП РФ. Для ИП в таблице одна строка: он отвечает сам как предприниматель.

Отдельно часть 3 статьи 5.27 наказывает за допуск к работе человеком, у которого не было на это полномочий, если работодатель потом отказывается признать отношения трудовыми. Например, старший продавец сам позвал знакомую поработать на выходных, а владелец отказался её оформлять. Штраф для этого гражданина 3 000-5 000 рублей, для должностного лица 10 000-20 000 рублей.

За нарушение, выявленное впервые при государственном контроле, штраф иногда заменяют предупреждением. Это возможно, если нет вреда или угрозы вреда жизни и здоровью людей и нет имущественного ущерба (статья 4.1.1 и статья 3.4 КоАП). Рассчитывать на это заранее не стоит: решение принимает инспектор или суд.

Налоги и взносы: обычно дороже штрафа

Штраф по КоАП платят один раз. Налоги считают за каждый месяц, когда человек работал без оформления.

Работодатель отвечает за НДФЛ как налоговый агент. За неудержание или неперечисление налога статья 123 НК РФ предусматривает штраф 20% от суммы, которую нужно было удержать и перечислить. Ставка НДФЛ для обычной зарплаты 13%, пока доход работника за год не превышает 2,4 млн рублей.

Страховые взносы с зарплаты в 2026 году платятся по единому тарифу 30% в пределах базы 2 979 000 рублей на человека в год (статья 425 НК РФ). Отдельно СФР берёт взносы на травматизм от 0,2% до 8,5% в зависимости от класса риска. За неуплату взносов статья 122 НК РФ предусматривает штраф 20% от неуплаченной суммы, а если неуплата умышленная, 40%. На недоимку начисляют пени.

Пониженный тариф для малого бизнеса с 2026 года действует не для всех. Его применяют субъекты МСП, чей основной вид деятельности входит в перечень Правительства. Тариф 15% берут только с части зарплаты выше 1,5 МРОТ, то есть выше 40 639,5 рубля в месяц. Подробности в разъяснении ФНС.

Штрафы за сведения в СФР и реестр Роструда

О приёме работника сообщают в СФР по форме ЕФС-1. Срок: следующий рабочий день после приказа или другого документа об оформлении (статья 11 закона № 27-ФЗ). Если сведения не поданы или опоздали, должностному лицу грозит штраф 300-500 рублей по части 1 статьи 15.33.2 КоАП. ИП по этой статье как должностное лицо не отвечает, так сказано в примечании к ней. Сумма маленькая.

Для договоров ГПХ сведения о заключении и прекращении договора тоже подают не позднее следующего рабочего дня. За их непредставление статья 17 закона № 27-ФЗ устанавливает финансовую санкцию 500 рублей за каждого застрахованного.

Роструд ведёт на своём сайте реестр работодателей, у которых выявлена нелегальная занятость. Основание для записи это вступившее в силу постановление по части 4 статьи 5.27 КоАП. Запись вносят не позднее третьего рабочего дня, держится она год со дня вступления постановления в силу, сообщает ГАРАНТ.РУ. Первые записи о предпринимателях появились в феврале 2025 года. Реестр открытый, его может посмотреть контрагент, банк или кандидат перед выходом на работу.

Как работодатель попадает на проверку

• Жалоба работника. Чаще всего после увольнения, когда человек не получил расчёт или получил травму. Неустранимые сомнения суд толкует в пользу трудовых отношений (статья 19.1 ТК РФ).
• Межведомственные комиссии по нелегальной занятости, которые работают в регионах и районах. Сведения о работодателях им передаёт в том числе налоговая.
• Данные налоговой. Магазин с кассой и стабильной выручкой, где по отчётности нет ни одного работника, выглядит странно.
• Несчастный случай на работе. Травму неоформленного работника расследуют, и вопрос оформления встаёт сразу.
• Выплаты самозанятым, похожие на зарплату: одна и та же сумма дважды в месяц одним и тем же людям. Такие выплаты видны налоговой в приложении «Мой налог».

Пример: магазин с двумя неоформленными продавцами

Как исправить ситуацию до проверки

1. Посчитайте, кто сейчас работает без договора или по договору подряда при фактически трудовых отношениях.
2. Оформите трудовые договоры. Если человек уже работает, дату начала работы честнее указать фактическую: так отношения и считаются возникшими по статье 19.1 ТК, если дойдёт до суда. Но тогда придётся доплатить НДФЛ и взносы за прошлые месяцы с пенями. Если начать договор с сегодняшнего дня, старый период остаётся риском. Это решение стоит принять вместе с бухгалтером.
3. Ознакомьте работников с правилами распорядка и локальными актами, подпишите договоры, при желании издайте приказы.
4. Подайте ЕФС-1 о приёме на следующий рабочий день после приказа.
5. Переведите зарплату в официальную ведомость: не ниже МРОТ (27 093 рубля в 2026 году за полную норму), выплата не реже двух раз в месяц.
6. Расторгните договоры с самозанятыми, если по факту это продавцы на графике. Доходы от бывшего работодателя в течение двух лет после увольнения не облагаются налогом на профессиональный доход, так что «переоформить» продавца в самозанятого нельзя (ответы ФНС о НПД).

Порядок оформления по шагам описан в статье как оформить сотрудника на работу, налоговая нагрузка на одного человека в статье сколько стоит сотрудник работодателю.

Чек-лист: нет ли у вас неоформленных

• У каждого, кто выходит на смену, есть подписанный трудовой договор.
• Стажировка или «пробный день» оформлены договором, а не устной договорённостью.
• На каждого принятого подана ЕФС-1 на следующий рабочий день.
• Зарплата в ведомости совпадает с той, что человек получает на руки.
• Договоры подряда заключены только на разовые работы с результатом, без графика и должности.
• Среди самозанятых нет ваших бывших работников, уволенных меньше двух лет назад.
• Старшие смены знают, что сами допускать людей к работе не могут.

Если нужен взгляд со стороны, кадровые документы и договоры проверяют во время кадрового аудита. Для сезонных пиков, когда людей нужно много и на короткий срок, официальное оформление можно передать агентству через аутстаффинг, а найти продавцов поможет подбор продавцов в Воронеже.