Сколько стоит сотрудник работодателю в 2026 году: налоги, взносы и пример расчёта

Из чего складывается цена сотрудника

Когда говорят «налоги за сотрудника», смешивают два разных платежа. НДФЛ платит сам сотрудник из своей зарплаты, а работодатель только удерживает его и перечисляет в бюджет как налоговый агент. Страховые взносы платит работодатель из своих денег сверх зарплаты. Отсюда формула:

Оклад в трудовом договоре почти всегда пишут до вычета НДФЛ. Если вы договорились с кандидатом о сумме «на руки», для расчёта её сначала переводят в начисленную, как показано в примере ниже.

Ставки 2026 года

Цифры по базе, МРОТ и тарифу ФНС свела в одной новости: «С 2026 года действуют новые правила расчёта страховых взносов». Шкала НДФЛ действует с 2025 года, её ФНС разбирает в материале о применении прогрессивной шкалы. Прогрессия работает по частям: 15% берут только с той части годового дохода, которая выше 2,4 млн рублей, а не со всей суммы.

Взносы на травматизм платят в Социальный фонд отдельно от остальных. Класс риска зависит от основного вида деятельности, торговля и офисная работа обычно попадают в нижние классы. Точный тариф виден в уведомлении СФР и в личном кабинете страхователя. В примерах ниже взят минимальный тариф 0,2%.

Что изменилось для малого бизнеса в 2026 году

В 2025 году все субъекты МСП платили 30% с части зарплаты до полутора МРОТ и 15% с того, что выше. С 1 января 2026 года вступили в силу поправки из закона от 28.11.2025 № 425-ФЗ. Теперь пониженный тариф 15% по пункту 2.4 статьи 427 НК остаётся только у тех МСП, чей основной вид деятельности входит в перечень Правительства. Это прямо сказано в письме ФНС от 17.03.2026 № БС-36-11/1995@ (текст письма на сайте ФНС).

Перечень утверждён распоряжением Правительства от 27.12.2025 № 4125-р. Виды деятельности в нём заданы на уровне классов ОКВЭД, поэтому в льготу попадают и все подклассы и группы внутри класса. Общественное питание (класс 56) в перечне есть. Розничной торговли (класс 47) и оптовой (класс 46) в нём нет (текст распоряжения). Для обрабатывающих производств из отдельного перечня действует тариф 7,6% с выплат сверх полутора МРОТ.

Условия для льготы по пункту 13.3 статьи 427 НК такие:

• Компания или ИП состоит в реестре МСП.
• Вид деятельности из перечня записан в ЕГРЮЛ или ЕГРИП как основной.
• По итогам отчётного периода не меньше 70% всех доходов получено от видов деятельности из перечня.

Нарушили условие о доходах, право на льготу теряется с начала года, а взносы придётся пересчитать по общему тарифу. Если компанию исключили из реестра МСП, льгота пропадает с первого числа месяца исключения. Если основной ОКВЭД поменяли на код из перечня, ФНС разрешает применять льготу с первого числа месяца, в котором код изменён в реестре.

Пример: продавец в Воронеже с окладом 50 000 рублей

Возьмём продавца с окладом 50 000 рублей до вычета НДФЛ. Годовой доход 600 000 рублей, это меньше 2,4 млн, значит НДФЛ 13%. Предельная база 2 979 000 рублей за год не превышается, значит весь год действует тариф 30%. Сравним магазин, который платит взносы по общему тарифу, и кафе из перечня 4125-р, где продавец работает на кассе с выпечкой и кофе.

Формулы для магазина: 50 000 × 30% = 15 000, 50 000 × 0,2% = 100, итого 65 100 рублей. Для кафе: 40 639,50 × 30% = 12 191,85, затем (50 000 − 40 639,50) × 15% = 1 404,08, плюс 100 рублей травматизма. Разница между вариантами 1 404,07 рубля в месяц и 16 848,84 рубля в год на одного человека. На десять продавцов это уже почти 170 000 рублей в год.

Ещё один полезный ориентир. В магазине на каждый рубль, который продавец получает на руки, работодатель тратит 65 100 / 43 500 = 1,5 рубля, и это без скрытых расходов из следующего раздела.

Если договорились о сумме «на руки»

Кандидат часто называет сумму, которую хочет получать после налога. Чтобы найти начисленную зарплату, делите её на 0,87.

Зарплаты продавцов в Воронеже меняются быстро. Свежие цифры есть на странице подбора продавцов. Для кафе и столовых ориентиры по зарплате есть в разделе подбора поваров.

Высокая зарплата: когда включаются 15,1% и 15% НДФЛ

Предельная база считается нарастающим итогом с начала года по каждому человеку. Пока сумма выплат меньше 2 979 000 рублей, взносы идут по 30%. С выплат сверх базы тариф 15,1%. У НДФЛ свой порог: 2,4 млн рублей дохода за год.

Расходы, которых нет в расчётном листке

Взносы видно в отчётности. Остальные расходы распределены по году, и их редко складывают вместе. Для продавца с окладом 50 000 рублей они выглядят так.

Отпуск. Ежегодный оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК). Средний дневной заработок для отпускных считают по статье 139 ТК: 600 000 / 12 / 29,3 = 1 706,48 рубля, отпускные за 28 дней около 47 782 рублей. Эти деньги уже входят в годовой фонд, но четыре недели за прилавком должен стоять кто-то другой. Подработка коллег или временный сотрудник это дополнительные расходы.

Больничный. Первые три дня болезни оплачивает работодатель из своих денег, с четвёртого дня пособие платит Социальный фонд. Пособие считают от заработка за два прошлых года. Допустим, продавец получал 600 000 рублей в каждом из них и его стаж больше восьми лет. Тогда пособие 1 200 000 / 730 = 1 643,84 рубля в день, за три дня 4 931,51 рубля. Формулу и проценты по стажу СФР приводит на странице о пособии по временной нетрудоспособности.

Медосмотры. Работники торговли и общественного питания проходят обязательные предварительные и периодические медосмотры, и оплачивает их работодатель (ст. 220 ТК).

Специальная оценка условий труда. Её проведение входит в обязанности работодателя по охране труда (ст. 214 ТК). Цена зависит от организации, которая проводит оценку, и от числа рабочих мест.

Рабочее место и обучение. Форма, бейдж, касса, обучение работе с кассой и товаром, время наставника. Если новичок уходит через месяц, эти деньги пропадают.

Подбор. Объявления на сайтах вакансий, время руководителя на собеседования, оплата агентству. Сколько стоит подбор одной позиции, можно посчитать в калькуляторе стоимости. Когда продавцов нужно сразу пять или десять, выгоднее массовый подбор.

Сотрудник у ИП на упрощёнке

ИП платит за работника те же взносы, что и ООО: 30% или льготный тариф, если основной вид деятельности есть в перечне. Отдельно ИП платит фиксированные взносы за себя: 57 390 рублей за 2026 год плюс 1% с дохода сверх 300 000 рублей (ст. 430 НК).

На УСН «доходы» взносы уменьшают сам налог. ИП с работниками может уменьшить налог на взносы за работников, на свои взносы и на оплату первых трёх дней больничного, но не больше чем на 50%. ИП без работников уменьшает налог на свои взносы без этого ограничения (п. 3.1 ст. 346.21 НК).

На УСН «доходы минус расходы» зарплата и взносы включаются в расходы и уменьшают налоговую базу (ст. 346.16 НК). При ставке 15% каждые 65 100 рублей расходов на продавца в магазине уменьшают налог на 9 765 рублей.

Иногда, чтобы сэкономить на взносах, продавца оформляют по договору ГПХ или как самозанятого. Почему это опасно и как отличаются такие договоры, разобрано в статье «Трудовой договор или ГПХ», а штрафы за неоформленных сотрудников в отдельной статье про штрафы.

Частые ошибки при расчёте

• Считают взносы от суммы на руки, а не от начисленной зарплаты. Ошибка получается на 13%.
• Оставили в 2026 году тариф 15% для МСП, хотя основной ОКВЭД не входит в перечень 4125-р.
• Забыли про взносы на травматизм. Они идут отдельно и считаются со всей зарплаты без предельной базы.
• Не заложили отпуск и больничные. Сотрудник есть в штате двенадцать месяцев, а работает около одиннадцати.
• Не считают потери от текучести. Продавец, который ушёл через два месяца, стоит магазину повторного подбора и обучения. Как это посчитать, описано в статье о текучести кадров, а как удержать людей, в статье «Как удержать сотрудников».

Если нужен человек на сезон или на время отпуска основного сотрудника, сравните стоимость своего работника с аутстаффингом. В каких случаях он законен, рассказано в статье про аутстаффинг.