Проверка кандидата при приёме на работу: что законно, а что нет

Главное правило: проверяют только то, что нужно для работы

Рамки задают две статьи Трудового кодекса и закон о персональных данных. По статье 86 ТК обрабатывать персональные данные работника можно только для определённых целей: соблюдение законов, трудоустройство, безопасность, контроль качества работы, сохранность имущества. Там же сказано, что все сведения получают у самого человека. Если данные можно получить только у третьей стороны, кандидата предупреждают заранее и берут у него письменное согласие.

Вторая граница проходит по дискриминации. Статья 64 ТК запрещает необоснованный отказ в приёме. Запрещены и любые ограничения в зависимости от пола, возраста, национальности, семейного и имущественного положения, места жительства и других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами. Статья 3 ТК добавляет к этому отношение к религии, убеждения и принадлежность к общественным объединениям. Отсюда простой тест для любой проверки: связан ли результат с тем, сможет ли человек выполнять эту работу.

Законы о персональных данных распространяются и на кандидата, который ещё не стал работником. Анкета, резюме, заметки после собеседования тоже персональные данные.

Какие документы можно требовать

Перечень дан в статье 65 ТК. При заключении трудового договора кандидат предъявляет:

• Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
• Трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, если работает не впервые.
• Документ о регистрации в системе индивидуального учёта (СНИЛС), в том числе электронный.
• Документы воинского учёта для военнообязанных и призывников.
• Документ об образовании или квалификации, если работа требует специальных знаний.
• Справку о судимости и справку об административном наказании за наркотики, только если закон прямо требует их для этой работы.

Требовать другие документы сверх тех, что предусмотрены кодексом, федеральными законами, указами Президента и постановлениями Правительства, запрещено. Значит, нельзя обязать кандидата принести справку из банка, выписку о кредитах, справку о составе семьи или фотографии. Попросить можно, но отказ кандидата не может быть причиной отказа в работе.

Справка о судимости: только когда этого требует закон

Справку о наличии или отсутствии судимости работодатель вправе требовать только для работы, к которой закон не допускает людей с судимостью. Самый широкий перечень дан в статье 351.1 ТК. В основном это работа с детьми и подростками: обучение и воспитание, их отдых и оздоровление, детско-юношеский спорт. В той же статье названы медицинское обеспечение, социальная защита и социальное обслуживание, культура и искусство с участием несовершеннолетних. Если вы нанимаете администратора в детский центр или тренера в секцию, справка нужна. Для продавца в продуктовом магазине или курьера закон её не требует, и настаивать на ней нельзя.

Что можно проверить по открытым источникам

Часть сведений лежит в открытых государственных сервисах. Проверять их технически может любой, но это тоже обработка персональных данных, поэтому лучше указать такие проверки в согласии кандидата.

ИНН в списке документов статьи 65 нет. Кандидат не обязан его приносить, но работодателю он нужен для отчётности, поэтому его обычно узнают по паспортным данным через сервис ФНС.

Как проверять рекомендации с прошлых мест работы

Звонок прежнему руководителю это получение персональных данных у третьей стороны. По статье 86 ТК для этого нужно письменное согласие кандидата. Прежний работодатель тоже связан законом: по статье 88 ТК он не вправе сообщать персональные данные работника третьей стороне без его письменного согласия. Поэтому честный порядок такой.

1. На собеседовании спросите кандидата, кто может дать рекомендацию, и попросите контакты.
2. Возьмите отдельное письменное согласие на проверку рекомендаций, с названием компаний и контактами.
3. Звоните тем, кого назвал кандидат. Звонки «в обход» на прошлые места работы без согласия нарушают закон.
4. Задавайте вопросы о работе: обязанности, результаты, дисциплина, причина ухода, взяли бы снова.
5. Запишите ответы и храните их как персональные данные, а после решения уничтожьте, если кандидат не дал согласия на хранение в резерве.

Хорошие вопросы для такого звонка и разбор ответов есть в статье «Как провести собеседование». Проверку рекомендаций, тесты и структурированное интервью можно заказать как отдельную услугу оценки кандидатов.

О чём нельзя спрашивать и что нельзя проверять

Есть вопросы, которые часто задают «по привычке», а закон их прямо запрещает или делает рискованными.

• Беременность, планы на детей и брак. Отказывать женщинам по мотивам беременности или наличия детей запрещено (ч. 3 ст. 64 ТК). Сам вопрос уже даёт кандидату основание считать отказ дискриминационным.
• Религия, политические взгляды, национальность. Это специальные категории персональных данных по статье 10 закона 152-ФЗ, а статья 86 ТК запрещает работодателю их получать.
• Здоровье. Работодатель не вправе запрашивать сведения о здоровье, кроме тех, что относятся к возможности выполнять работу (ст. 88 ТК). Спросить можно, есть ли ограничения для работы с грузами, если работа на складе. Спрашивать о хронических болезнях вообще нельзя.
• Членство в профсоюзе и общественных объединениях. Статья 86 ТК прямо запрещает получать эти данные.
• Соцсети. Смотреть открытый профессиональный профиль можно. Собирать из соцсетей сведения о религии, политике, здоровье, личной жизни нельзя, даже если они открыты.
• Полиграф. Трудовой кодекс не предусматривает проверку на полиграфе при приёме в коммерческую компанию. Пройти её кандидат может только добровольно. Отказ в работе из-за отказа от полиграфа трудно связать с деловыми качествами, а именно этого требует статья 64.
• Автоматический отсев. По статье 86 ТК решения, которые затрагивают интересы работника, нельзя принимать только на основании автоматизированной обработки данных. Если резюме фильтрует программа, финальное решение принимает человек.

Чек-лист проверки кандидата

• Определите, что действительно важно для должности: навыки, опыт, допуски, образование.
• Возьмите отдельное согласие на обработку персональных данных до сбора анкеты и проверок.
• Проверьте документы из статьи 65 ТК. Справку о судимости требуйте, только если работа входит в перечень из закона.
• Для должностей с образованием сверьте диплом с реестром ФРДО.
• Проведите структурированное интервью с одинаковыми вопросами для всех кандидатов.
• Дайте практическое задание или тест по работе: пробная смена на кассе, задача для бухгалтера.
• Позвоните двум рекомендателям, которых назвал кандидат.
• Для работы с деньгами и товаром проверьте банк данных ФССП, но решение принимайте по деловым причинам.
• Запишите итог и причину решения. Если откажете, причину придётся изложить письменно по требованию кандидата.

Шаблон согласия на проверку рекомендаций

С 1 сентября 2025 года согласие на обработку персональных данных оформляют отдельно от других документов, которые подписывает человек (ч. 1 статьи 9 закона 152-ФЗ). Вписать согласие строкой в анкету больше нельзя. Обязательные реквизиты письменного согласия перечислены в части 4 той же статьи, шаблон ниже их содержит.

Если по итогам проверки вы отказываете

Отказ должен опираться на деловые качества: не хватает навыков, опыта, допуска, кандидат не прошёл практическое задание. По письменному требованию кандидата работодатель обязан сообщить причину отказа письменно не позднее чем через семь рабочих дней, а отказ можно обжаловать в суде (ч. 5 и 6 ст. 64 ТК). Как сформулировать отказ корректно и без риска, разобрано в статье «Как отказать кандидату».

Проверка не заменяет испытательный срок: даже хорошие рекомендации не гарантируют, что человек подойдёт именно вам. Как использовать испытание и что делать, если новичок не справляется, описано в статье «Испытательный срок по ТК РФ». Для массового найма продавцов и курьеров удобнее отдать проверку агентству, которое берёт её на себя при подборе линейного персонала и меняет сотрудника по гарантии, если он не прошёл испытательный срок.